--- title: "Zeitmanagement im Innendienst: Tagesplan | KRAUSS" description: "Zeitmanagement im Innendienst gelingt mit festen Blöcken: aktive Telefonzeit am Vormittag, E-Mails gebündelt, Puffer für Dringendes. Mit Tagesplan." canonical: https://www.krauss-training.com/blog/zeitmanagement-im-innendienst dateModified: 2026-11-08T00:00:00+01:00 --- [Innendienst](https://www.krauss-training.com/blog/thema/innendienst) · 08.11.2026 # Zeitmanagement im Innendienst: Tagesplan mit Telefonzeit - KRAUSS Training - Stand - 08.11.2026 - 6 Min. Lesezeit Das Wichtigste in drei Sätzen Der Innendienst reagiert den ganzen Tag, wenn er seine Zeit nicht selbst einteilt. Ein Tagesplan mit festen Blöcken für aktive Anrufe, gebündelter E-Mail-Bearbeitung und Puffer schafft Raum für die Aufgaben, die Umsatz bringen. Entscheidend ist eine Absprache im Team, wer wann die eingehenden Anrufe übernimmt. Zeitmanagement im Innendienst heißt: gleiche Aufgaben in festen Blöcken bündeln. Aktive Anrufe bekommen einen geschützten Block am Vormittag, E-Mails drei bis vier feste Zeiten, und rund die Hälfte des Tages bleibt Puffer für Dringendes. Ohne diese Einteilung bestimmt der Posteingang den Tag. ## Warum reicht die Zeit im Innendienst nie? Der Innendienst hat zwei Arten von Arbeit. Die eine kommt von außen: Anrufe, Bestellungen, Rückfragen, Reklamationen. Die andere müsste er selbst anstoßen: Angebote nachfassen, ruhende Kunden anrufen, Termine für den Außendienst legen. Die erste Art ist laut. Sie klingelt, blinkt und steht am Schreibtisch. Die zweite Art ist leise. Niemand beschwert sich, wenn ein Angebot nicht nachgefasst wird. So gewinnt das Laute jeden Tag gegen das Wichtige. Am Abend war viel los, aber die Aufgaben, die neuen Umsatz bringen, sind liegen geblieben. Das liegt nicht an mangelndem Fleiß. Es liegt daran, dass die leisen Aufgaben keinen festen Platz haben. Dazu kommt der Preis der Unterbrechung. Wer mitten im Angebot einen Anruf annimmt, braucht danach Minuten, um den Faden wiederzufinden. Zehn Unterbrechungen am Vormittag fressen so einen guten Teil der Arbeitszeit, ohne dass es jemand merkt. ## Welche Aufgaben gehören in welchen Block? Sortieren Sie Ihre Aufgaben in vier Gruppen. Jede bekommt ihre eigene Zeit. | Gruppe | Beispiele | Wann | | --------------------------- | ------------------------------------------------ | --------------------------------------------- | | Aktive Anrufe | Nachfassen, Reaktivierung, Terminvereinbarung | Fester Block, wenn Kunden gut erreichbar sind | | Konzentrierte Schreibarbeit | Angebote, Kalkulation, schwierige Antworten | Fester Block mit Vertretung am Telefon | | Laufendes Geschäft | Eingehende Anrufe, Bestellungen, kurze Auskünfte | Offene Zeiten zwischen den Blöcken | | Sammelarbeit | E-Mails, Ablage, Pflege des Kundensystems | Drei bis vier kurze feste Zeiten | Der Gedanke dahinter: Der Kopf arbeitet schneller, wenn er bei einer Art von Aufgabe bleibt. Zehn Anrufe hintereinander gehen leichter als zehn Anrufe, verteilt über den Tag. Nach dem dritten Gespräch sind Sie im Fluss. ## Wie sieht ein Tagesplan mit Telefonzeiten aus? Der folgende Plan ist eine Vorlage. Die Uhrzeiten sind Übungsrichtwerte. Passen Sie sie an Ihre Kunden und Ihre Arbeitszeit an. | Zeit | Block | Inhalt | | --------------- | ------------------------- | -------------------------------------------------------------- | | 8:00 bis 8:20 | Start | Tagesliste prüfen, E-Mails sichten, nur Dringendes beantworten | | 8:20 bis 9:00 | Laufendes Geschäft | Bestellungen vom Vortag, Rückrufe | | 9:00 bis 10:15 | Aktive Anrufe | Nachfassen und Reaktivierung, Postfach geschlossen | | 10:15 bis 10:30 | Pause und Notizen | Gesprächsnotizen ins Kundensystem | | 10:30 bis 11:45 | Laufendes Geschäft | Eingehende Anrufe, Aufträge, zweite E-Mail-Runde | | 11:45 bis 12:30 | Schreibarbeit | Angebote aus den Gesprächen des Vormittags | | 13:15 bis 14:00 | Aktive Anrufe | Zweiter, kürzerer Block, zum Beispiel Terminvereinbarung | | 14:00 bis 15:30 | Laufendes Geschäft | Eingehende Anrufe, dritte E-Mail-Runde | | 15:30 bis 16:15 | Schreibarbeit oder Puffer | Was liegen geblieben ist | | 16:15 bis 16:30 | Abschluss | Letzte E-Mail-Runde, Liste für morgen schreiben | Der Plan enthält rund zwei Stunden aktive Telefonzeit. Das klingt nach wenig. Es ist deutlich mehr, als in den meisten Teams ohne Plan zusammenkommt. Beachten Sie die 15 Minuten nach dem ersten Telefonblock. Notizen, die Sie direkt nach dem Gespräch schreiben, sind genau. Notizen vom Abend sind geraten. ## Wie schütze ich meine Telefonblöcke? Ein Block im Kalender ist nur eine Absicht. Geschützt ist er erst durch Absprachen. **Vertretung im Wechsel.** Zwei Personen teilen sich die Blöcke. Während die eine aktiv telefoniert, nimmt die andere die eingehenden Anrufe an. Danach wird getauscht. Das ist die wichtigste einzelne Maßnahme. **Sichtbares Zeichen.** Ein Status im Chat, ein Schild am Bildschirm oder ein Eintrag im gemeinsamen Kalender. Die Kolleginnen und Kollegen sollen sehen, dass gerade ein Block läuft. **Liste am Vortag.** Wer um neun Uhr erst überlegt, wen er anruft, verliert die ersten 20 Minuten. Die Anrufliste steht am Vorabend, mit Namen, Nummer und einem Satz zum Anlass. **Alles andere zu.** Postfach geschlossen, Chat stumm, Mobiltelefon in der Schublade. Jede Meldung, die aufblinkt, ist eine Unterbrechung, auch wenn Sie nicht darauf antworten. Welche Anrufe in den Block gehören, hängt von Ihren Aufgaben ab. Für offene Angebote finden Sie Rhythmus und Sätze in [Angebote nachfassen im Innendienst](https://www.krauss-training.com/blog/angebote-nachfassen-im-innendienst). Für Kunden, die länger nicht bestellt haben, hilft der Leitfaden [Bestandskunden reaktivieren im Innendienst](https://www.krauss-training.com/blog/bestandskunden-reaktivieren-im-innendienst). ## Was mache ich mit Unterbrechungen und Dringendem? Nicht alles lässt sich planen. Ein Kunde mit Maschinenstillstand wartet nicht bis zum nächsten offenen Block. Dafür ist der Puffer da. Planen Sie nur etwa die Hälfte des Tages fest. Die andere Hälfte bleibt offen für das laufende Geschäft. Wer den ganzen Tag verplant, wirft den Plan um zehn Uhr weg. Für Unterbrechungen durch Kolleginnen und Kollegen hilft eine einfache Frage: "Reicht es bis elf?" In den meisten Fällen lautet die Antwort Ja. Notieren Sie die Sache und kommen Sie zur genannten Zeit darauf zurück. Das schafft Vertrauen, und die Zurufe werden seltener. Für den Außendienst bewähren sich feste Rückfragezeiten, zum Beispiel täglich um elf und um drei. Die Kollegen sammeln ihre Punkte und rufen einmal an statt fünfmal. Unterscheiden Sie dringend und wichtig. Dringend ist, was heute Folgen hat. Wichtig ist, was Ihre Ziele voranbringt. Vieles, was dringend klingt, ist nur laut. Fragen Sie nach: "Bis wann brauchen Sie das spätestens?" ## Wie plant das Team gemeinsam? Einzelne Tagespläne scheitern, wenn das Team nicht mitzieht. Vier Absprachen reichen für den Anfang: 1. **Wer hat wann Telefonblock?** Ein Wochenplan an der Wand oder im gemeinsamen Kalender. 2. **Wer vertritt wen?** Feste Paare, damit niemand erst suchen muss. 3. **Wann sind Rückfragen willkommen?** Feste Zeiten für den Außendienst und für interne Fragen. 4. **Was gilt als Notfall?** Eine kurze Liste, zum Beispiel Stillstand beim Kunden oder ein Fehler in einer laufenden Lieferung. Nur dafür wird ein Block unterbrochen. Ein kurzer Stehtermin am Morgen, etwa zehn Minuten, klärt den Tag: Wer ist da, wer hat welchen Block, was brennt? Für Führungskräfte gilt: Die Blöcke brauchen Ihren Schutz. Wenn Sie selbst mit einem "Nur kurz" in den Telefonblock platzen, ist die Regel am ersten Tag erledigt. Wie Sie dem Team darüber hinaus den Rücken stärken, lesen Sie im Beitrag zur [Motivation im Innendienst](https://www.krauss-training.com/blog/motivation-im-innendienst). ## Wie prüfe ich nach einer Woche, ob der Plan trägt? **Übung "Zeitprotokoll":** 1. Führen Sie drei Tage lang eine Strichliste mit vier Spalten: aktive Anrufe, Schreibarbeit, laufendes Geschäft, Unterbrechungen. 2. Machen Sie alle 30 Minuten einen Strich in die Spalte, in der Sie die meiste Zeit verbracht haben. 3. Notieren Sie bei jeder Unterbrechung eines Blocks kurz, wer oder was es war. 4. Zählen Sie am Ende: Wie viele halbe Stunden aktive Telefonzeit waren es wirklich? 5. Besprechen Sie die drei häufigsten Störer im Team und treffen Sie für jeden eine Absprache. Das Protokoll überrascht fast immer. Die meisten schätzen ihre aktive Telefonzeit höher ein, als sie ist. Und die meisten Störungen kommen aus dem eigenen Haus, nicht vom Kunden. Ändern Sie nach der ersten Woche höchstens zwei Dinge am Plan. Wer alles auf einmal umstellt, weiß nicht, was geholfen hat. ## Das können Sie diese Woche tun 1. Tragen Sie für jeden Tag einen Block von 60 Minuten für aktive Anrufe in den Kalender ein und sprechen Sie eine Vertretung ab. 2. Legen Sie vier feste Zeiten für E-Mails fest und schließen Sie das Postfach dazwischen. 3. Schreiben Sie jeden Abend die Anrufliste für den nächsten Morgen, mit Namen und einem Satz zum Anlass. Innendienst Ihr Team übt, was Sie hier lesen. [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) Nächster Schritt ## Lesen reicht nicht. Ihr Team muss üben. Innendienst-Teams lernen am schnellsten an ihren echten Anfragen. Wie das abläuft, zeigt das [Innendienst-Training von KRAUSS Training](https://www.krauss-training.com/solutions/innendienst-training). [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) [Skill-Check in 60 Sekunden](https://www.krauss-training.com/#skill-check) Beitrag teilen - [LinkedIn](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fzeitmanagement-im-innendienst) - [XING](https://www.xing.com/spi/shares/new?url=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fzeitmanagement-im-innendienst) - [WhatsApp](https://wa.me/?text=Zeitmanagement%20im%20Innendienst%3A%20Tagesplan%20mit%20Telefonzeit%20https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fzeitmanagement-im-innendienst) - [E-Mail](mailto:?subject=Zeitmanagement%20im%20Innendienst%3A%20Tagesplan%20mit%20Telefonzeit\&body=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fzeitmanagement-im-innendienst) Fragen und Antworten ## Häufige Fragen zu Innendienst ### 01Wie plane ich den Tag im Innendienst, wenn ständig das Telefon klingelt? Planen Sie nur etwa die Hälfte des Tages fest und lassen Sie den Rest als Puffer. Sprechen Sie im Team ab, wer in Ihren Fokusblöcken die eingehenden Anrufe annimmt. ### 02Wann ist die beste Zeit für aktive Anrufe? Das hängt von Ihren Kunden ab. Viele Teams erreichen Ansprechpartner am Vormittag und am frühen Nachmittag gut. Notieren Sie zwei Wochen lang, wann Sie durchkommen, und richten Sie den Block danach. ### 03Wie oft sollte ich E-Mails abrufen? Drei bis vier feste Zeiten am Tag sind ein guter Richtwert, zum Beispiel morgens, vor dem Mittag, am Nachmittag und vor Feierabend. Dazwischen bleibt das Postfach geschlossen. ### 04Was ist ein Zeitblock? Ein Zeitblock ist ein fester Abschnitt im Kalender für eine einzige Art von Aufgabe, zum Beispiel 60 Minuten nur Nachfassanrufe. In dieser Zeit wird nichts anderes bearbeitet. ## Ähnliche Artikel Drei Beiträge zum selben Thema. [Alle Beiträge zu Innendienst](https://www.krauss-training.com/blog/thema/innendienst). - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/motivation-im-innendienst) ### [Motivation im Innendienst: Aufgaben, Lob, Entwicklung](https://www.krauss-training.com/blog/motivation-im-innendienst) - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/angebote-nachfassen-im-innendienst) ### [Angebote nachfassen im Innendienst: Rhythmus und Sätze](https://www.krauss-training.com/blog/angebote-nachfassen-im-innendienst) - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/bestandskunden-reaktivieren-im-innendienst) ### [Bestandskunden reaktivieren: So ruft der Innendienst an](https://www.krauss-training.com/blog/bestandskunden-reaktivieren-im-innendienst) ## Jetzt Ihr Probetraining erstellen Starten Sie Ihr Probetraining und erleben Sie, wie Sie sich persönlich und Ihr Unternehmen zu mehr Wachstum verhelfen, mit unserem erfolgserprobten Trainingskonzept. [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) Basierend auf 10.000+ Trainingsteilnehmern Ihr nächster Schritt Startklar 1. 01 Trainingsbedarf prüfen online 2. 02 Briefing-Gespräch gemeinsam 3. 03 Probetraining erstellen für Ihr Team