--- title: "Termine für den Außendienst vereinbaren | KRAUSS" description: "Termine für den Außendienst vereinbart der Innendienst mit klarem Anlass, drei Bedarfsfragen, einer Bestätigung und sauberer Übergabe. Mit Vorlage." canonical: https://www.krauss-training.com/blog/terminvereinbarung-fuer-den-aussendienst dateModified: 2026-11-08T00:00:00+01:00 --- [Innendienst](https://www.krauss-training.com/blog/thema/innendienst) · 08.11.2026 # Termine für den Außendienst: So legt der Innendienst sie - KRAUSS Training - Stand - 08.11.2026 - 6 Min. Lesezeit Das Wichtigste in drei Sätzen Ein guter Termin für den Außendienst hat einen Anlass, einen Entscheider am Tisch und ein Thema, das der Kunde selbst genannt hat. Der Innendienst klärt das mit wenigen Fragen, bestätigt den Termin und übergibt alles schriftlich. So fährt der Außendienst vorbereitet los und nicht auf Verdacht. Der Innendienst vereinbart gute Termine für den Außendienst in vier Schritten: Anlass nennen, drei Bedarfsfragen stellen, Termin mit zwei Vorschlägen festmachen und schriftlich bestätigen. Danach folgt die Übergabe mit den Antworten des Kunden. Ein Termin ohne Anlass und ohne Entscheider ist eine Fahrt auf Verdacht. ## Warum soll der Innendienst die Termine legen? Ein Außendienstmitarbeiter, der seine Termine selbst telefoniert, tut das zwischen zwei Besuchen, im Auto oder am Freitagnachmittag. Das Telefonieren bleibt Nebensache und fällt aus, sobald die Woche voll ist. Der Innendienst sitzt am Platz, hat das Kundensystem offen und kann in festen Blöcken telefonieren. Er erreicht mehr Menschen in kürzerer Zeit. Der Außendienst nutzt seine Zeit dafür, wofür er da ist: für das Gespräch beim Kunden. Diese Aufteilung klappt nur, wenn beide Seiten sich einig sind, was ein guter Termin ist. Sonst vereinbart der Innendienst viele Termine, und der Außendienst klagt über leere Fahrten. ## Was ist ein guter Termin? Legen Sie die Merkmale gemeinsam fest, Innendienst und Außendienst an einem Tisch. Drei Merkmale reichen als Kern: 1. **Anlass:** Der Kunde weiß, worum es geht, und hat selbst einen Grund für das Gespräch genannt. 2. **Entscheider:** Die Person, die entscheidet oder die Entscheidung maßgeblich vorbereitet, nimmt teil. 3. **Thema:** Es gibt mindestens eine konkrete Frage aus der Lage des Kunden, die im Termin besprochen wird. Dazu kommen die Rahmenbedingungen: Passt der Kunde in das Gebiet und zur Zielgruppe? Lässt sich der Besuch mit anderen Terminen auf der Tour verbinden? Schreiben Sie diese Merkmale auf eine halbe Seite. Sie ist die Messlatte für jeden Anruf und beendet die meisten Diskussionen zwischen den Abteilungen. ## Wen rufe ich an, und wie bereite ich mich vor? Die Liste entsteht aus vier Quellen: neue Anfragen, offene Angebote, bestehende Kunden mit Potenzial für weitere Bereiche und Wunschkunden im Gebiet. Bei neuen Anfragen ist der Termin oft das Ergebnis der Klärung am Telefon. Wie Sie dort vorgehen, steht im Beitrag [Anfragen qualifizieren](https://www.krauss-training.com/blog/anfragen-qualifizieren). Sortieren Sie die Liste nach Tourgebiet. Wenn der Außendienst am Dienstag im Norden ist, telefonieren Sie zuerst den Norden. So entstehen Termine, die nebeneinander liegen. Vor jedem Anruf brauchen Sie drei Dinge: den Namen der Zielperson, einen Anlass und zwei freie Zeitfenster aus dem Kalender des Außendienstes. Ohne Zugriff auf den Kalender können Sie keinen Termin festmachen, nur einen Rückruf ankündigen. ## Wie läuft der Anruf zur Terminvereinbarung ab? **Innendienst:** "Guten Tag Herr Winter, hier ist Lea Brandt aus dem Vertriebsinnendienst. Sie beziehen seit zwei Jahren Ihre Verpackungen bei uns. Mein Kollege Herr Sommer betreut Ihre Region, und wir möchten uns ansehen, ob bei Ihnen auch im Versand etwas einfacher werden kann. Darf ich dazu zwei, drei kurze Fragen stellen?" **Kunde:** "Wenn es schnell geht." **Innendienst:** "Geht es. Wie läuft der Versand bei Ihnen im Moment ab?" **Kunde:** "Von Hand, zwei Leute packen den ganzen Tag." **Innendienst:** "Was würden Sie daran am liebsten ändern?" **Kunde:** "Das Tempo. In der Saison kommen wir nicht hinterher." **Innendienst:** "Verstehe. Wer entscheidet bei Ihnen über Änderungen im Versand?" **Kunde:** "Das mache ich zusammen mit unserer Betriebsleiterin." **Innendienst:** "Dann schlage ich vor, dass Herr Sommer sich den Versand bei Ihnen vor Ort ansieht und Ihnen beiden zeigt, wie andere Betriebe die Saison abfangen. Er ist am Dienstag, dem 14., und am Donnerstag, dem 16., in Ihrer Gegend. Was passt Ihnen und Ihrer Betriebsleiterin besser?" **Kunde:** "Donnerstag, am Vormittag." **Innendienst:** "Donnerstag, der 16., um zehn Uhr bei Ihnen im Haus. Ich schicke Ihnen gleich die Bestätigung, und Sie leiten sie bitte an Ihre Betriebsleiterin weiter." Der Aufbau: Anlass, drei Fragen, Nutzen des Termins, zwei Vorschläge, Wiederholung. Das Gespräch dauert etwa drei Minuten. ## Welche Fragen stelle ich vor dem Termin? Drei Fragen genügen als Richtwert. Sie klären Lage, Wunsch und Entscheidung: - **Lage:** "Wie lösen Sie das heute?" - **Wunsch:** "Was würden Sie daran am liebsten ändern?" - **Entscheidung:** "Wer entscheidet darüber, und wer sollte beim Termin dabei sein?" Mehr Fragen gehören in den Termin. Wer am Telefon schon alles klärt, nimmt dem Außendienst das Gespräch weg und dem Kunden die Geduld. Hören Sie bei der zweiten Frage genau hin. Die Antwort ist das Thema des Termins. Schreiben Sie sie wörtlich auf. Sagt der Kunde "Wir sind zufrieden, wie es ist", ist das kein Ende. Fragen Sie einmal nach: "Das freut mich. Wenn Sie eine Sache frei verbessern könnten, welche wäre es?" Kommt auch dann nichts, vereinbaren Sie keinen Termin, sondern eine Wiedervorlage. Ein erzwungener Termin kostet den Außendienst einen halben Tag. ## Wie mache ich den Termin fest? Viele Termine platzen nicht aus bösem Willen. Sie werden vergessen oder von dringenderen Dingen verdrängt. Drei Schritte machen den Termin stabil. **Schriftliche Bestätigung am selben Tag.** Sie enthält Datum, Uhrzeit, Ort, die Teilnehmer beider Seiten und das Thema in den Worten des Kunden. Zum Beispiel: "Thema: Wie der Versand in der Saison schneller wird." **Eine kleine Aufgabe für den Kunden.** "Wenn Sie bis dahin die Versandzahlen der letzten Saison zur Hand haben, kann Herr Sommer gleich konkret rechnen." Wer etwas vorbereitet, sagt seltener ab. **Ein kurzer Anruf ein bis zwei Tage vorher.** Nicht "Bleibt es bei dem Termin?", sondern "Herr Sommer freut sich auf Donnerstag. Ist Ihre Betriebsleiterin dabei? Und gibt es etwas, das er zusätzlich mitbringen soll?" Dieser Anruf bestätigt den Termin und vertieft das Thema. ## Was gehört in die Übergabe an den Außendienst? Die Übergabe entscheidet, ob der Außendienst vorbereitet ins Gespräch geht. Eine feste Vorlage spart Rückfragen: - **Firma, Ort, Datum und Uhrzeit** - **Gesprächspartner mit Funktion**, dazu weitere Teilnehmer - **Anlass** des Termins in einem Satz - **Lage heute**, in den Worten des Kunden - **Wunsch**, in den Worten des Kunden - **Entscheidungsweg:** Wer entscheidet, wer redet mit? - **Zugesagt:** Was hat der Innendienst für den Termin versprochen? - **Historie:** Bisherige Aufträge, offene Angebote, Reklamationen Wichtig sind die Worte des Kunden. "Kunde will schneller werden" ist die Deutung des Innendienstes. "In der Saison kommen wir nicht hinterher" ist der Satz, mit dem der Außendienst das Gespräch eröffnen kann. Bitten Sie den Außendienst um eine Rückmeldung nach jedem Termin, zwei Sätze genügen: Stimmte die Übergabe? Was kam heraus? Nur so lernt der Innendienst, welche Termine tragen. ## Wie halten Innendienst und Außendienst das im Alltag durch? Termine entstehen in festen Telefonblöcken, nicht nebenbei. Zum Beispiel an zwei Vormittagen je 90 Minuten, in denen nur für Termine telefoniert wird. Wie diese Blöcke in den Tag passen, zeigt der Beitrag zum [Zeitmanagement im Innendienst](https://www.krauss-training.com/blog/zeitmanagement-im-innendienst). Dazu kommt ein kurzes gemeinsames Gespräch pro Woche, etwa 15 Minuten: Welche Termine standen an, welche haben getragen, was soll der Innendienst beim nächsten Mal anders klären? Wer neu am Telefon ist, übt die Terminvereinbarung am besten zuerst bei bestehenden Kunden. Einen Stufenplan dafür finden Sie in [Telefonverkauf lernen](https://www.krauss-training.com/blog/telefonverkauf-lernen). Reicht die Zeit im Team nicht aus, um den Kalender zu füllen, gibt es einen zweiten Weg. Wer die Telefonebene lieber ausgelagert bekommt, findet sie bei der Schwesterfirma KRAUSS GmbH: [Außendienst mit Verkaufsterminen auslasten](https://krauss-gmbh.com/aussendienst-auslasten). ## Das können Sie diese Woche tun 1. Setzen Sie Innendienst und Außendienst 30 Minuten zusammen und schreiben Sie die drei Merkmale eines guten Termins auf. 2. Legen Sie die Übergabevorlage an und nutzen Sie sie für jeden neuen Termin. 3. Rufen Sie bei allen Terminen der kommenden Woche ein bis zwei Tage vorher an und fragen Sie nach den Teilnehmern. Innendienst Ihr Team übt, was Sie hier lesen. [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) Nächster Schritt ## Lesen reicht nicht. Ihr Team muss üben. Innendienst-Teams lernen am schnellsten an ihren echten Anfragen. Wie das abläuft, zeigt das [Innendienst-Training von KRAUSS Training](https://www.krauss-training.com/solutions/innendienst-training). [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) [Skill-Check in 60 Sekunden](https://www.krauss-training.com/#skill-check) Beitrag teilen - [LinkedIn](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fterminvereinbarung-fuer-den-aussendienst) - [XING](https://www.xing.com/spi/shares/new?url=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fterminvereinbarung-fuer-den-aussendienst) - [WhatsApp](https://wa.me/?text=Termine%20f%C3%BCr%20den%20Au%C3%9Fendienst%3A%20So%20legt%20der%20Innendienst%20sie%20https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fterminvereinbarung-fuer-den-aussendienst) - [E-Mail](mailto:?subject=Termine%20f%C3%BCr%20den%20Au%C3%9Fendienst%3A%20So%20legt%20der%20Innendienst%20sie\&body=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fterminvereinbarung-fuer-den-aussendienst) Fragen und Antworten ## Häufige Fragen zu Innendienst ### 01Was macht einen guten Termin für den Außendienst aus? Der Kunde kennt den Anlass, die entscheidende Person nimmt teil, und es gibt ein konkretes Thema aus seiner Lage. Fehlt einer der drei Punkte, lohnt die Fahrt oft nicht. ### 02Wie viele Fragen stelle ich vor der Terminvereinbarung? Drei kurze Fragen zu Lage, Wunsch und Entscheidung genügen als Richtwert. Mehr gehört in den Termin selbst. Der Anruf soll den Termin vorbereiten, nicht ersetzen. ### 03Wie verhindere ich, dass Termine platzen? Bestätigen Sie den Termin schriftlich am selben Tag, nennen Sie darin Thema und Teilnehmer und rufen Sie ein bis zwei Tage vorher kurz an. So bleibt der Termin im Kopf. ### 04Was gehört in die Übergabe an den Außendienst? Ansprechpartner mit Funktion, Anlass, die Antworten auf die Bedarfsfragen in den Worten des Kunden, weitere Teilnehmer und das, was dem Kunden für den Termin zugesagt wurde. ## Ähnliche Artikel Drei Beiträge zum selben Thema. [Alle Beiträge zu Innendienst](https://www.krauss-training.com/blog/thema/innendienst). - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/anfragen-qualifizieren) ### [Anfragen qualifizieren: Die Fragen am Telefon](https://www.krauss-training.com/blog/anfragen-qualifizieren) - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/zeitmanagement-im-innendienst) ### [Zeitmanagement im Innendienst: Tagesplan mit Telefonzeit](https://www.krauss-training.com/blog/zeitmanagement-im-innendienst) - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/telefonverkauf-lernen) ### [Telefonverkauf lernen: Übungsplan für Einsteiger](https://www.krauss-training.com/blog/telefonverkauf-lernen) ## Jetzt Ihr Probetraining erstellen Starten Sie Ihr Probetraining und erleben Sie, wie Sie sich persönlich und Ihr Unternehmen zu mehr Wachstum verhelfen, mit unserem erfolgserprobten Trainingskonzept. [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) Basierend auf 10.000+ Trainingsteilnehmern Ihr nächster Schritt Startklar 1. 01 Trainingsbedarf prüfen online 2. 02 Briefing-Gespräch gemeinsam 3. 03 Probetraining erstellen für Ihr Team