--- title: "Schwierige Mitarbeiter führen: 5 Schritte | KRAUSS" description: "Schwierige Mitarbeiter führen Sie mit klarem Vorgehen: beobachten, Gespräch führen, vereinbaren, nachhalten, Konsequenz ziehen. Mit Gesprächsbeispiel." canonical: https://www.krauss-training.com/blog/schwierige-mitarbeiter-fuehren dateModified: 2026-11-08T00:00:00+01:00 --- [Führung](https://www.krauss-training.com/blog/thema/fuehrung) · 08.11.2026 # Schwierige Mitarbeiter führen: Vorgehen in fünf Schritten - KRAUSS Training - Stand - 08.11.2026 - 5 Min. Lesezeit Das Wichtigste in drei Sätzen Schwierige Mitarbeiter führen Sie in fünf Schritten: Verhalten konkret beschreiben, Ursache klären, Gespräch führen, Vereinbarung festhalten und nachhalten. Bleibt die Änderung aus, folgen Konsequenzen. Ein Gesprächsverlauf und eine Checkliste zeigen, wie das im Alltag aussieht. ## Wie führe ich schwierige Mitarbeiter? Sie führen schwierige Mitarbeiter, indem Sie das Verhalten konkret benennen, die Ursache im Gespräch klären, eine klare Vereinbarung treffen und diese nachhalten. Bessert sich nichts, ziehen Sie die nächste Stufe. Ruhe, Klarheit und Verlässlichkeit zählen mehr als Härte. Zuerst ein Wort zum Begriff: Schwierig ist das Verhalten, nicht der Mensch. Wer eine Person abstempelt, verbaut sich den Zugang. Wer Verhalten beschreibt, kann etwas ändern. Den Ton dafür finden Sie in [Umgang mit Mitarbeitern als Führungskraft](https://www.krauss-training.com/blog/umgang-mit-mitarbeitern-als-fuehrungskraft). ## Schritt 1: Was genau ist das Problem? Bevor Sie sprechen, schreiben Sie auf, was Sie beobachtet haben. Nicht "ist unmotiviert", sondern "hat in den letzten drei Wochen bei vier Besprechungen nichts beigetragen und zwei Termine nicht gehalten". Hilfreiche Prüffragen: - Habe ich das Verhalten selbst gesehen oder nur gehört? - Wie oft und seit wann tritt es auf? - Was ist die Wirkung auf Team, Kunden oder Ergebnis? - Habe ich die Erwartung jemals klar ausgesprochen? Die letzte Frage ist die unbequemste. Viele Konflikte entstehen, weil die Erwartung nur im Kopf der Führungskraft existierte. Wenn das so ist, beginnen Sie mit einer Klärung, nicht mit einer Kritik. ## Schritt 2: Welche Ursache steckt dahinter? Hinter schwierigem Verhalten stehen meist vier Ursachen: | Ursache | Typischer Satz im Gespräch | Passende Antwort | | ------------------- | ------------------------------- | ---------------------------------------- | | Unklarheit | "Das wusste ich nicht." | Erwartung klar benennen | | Überforderung | "Ich komme nicht hinterher." | Aufgabe, Priorität oder Anleitung klären | | Unwille | "Das ist nicht meine Aufgabe." | Rolle und Konsequenz klären | | Belastung von außen | Rückzug, Müdigkeit, Gereiztheit | Gesprächsangebot, ggf. Entlastung | Sie müssen die Ursache nicht vorher kennen. Fragen Sie im Gespräch danach. Raten Sie nicht und unterstellen Sie keine Absicht. ## Schritt 3: Wie führe ich das Klärungsgespräch? Wählen Sie einen ruhigen Ort und genug Zeit. Beginnen Sie mit Ihrer Beobachtung, nicht mit einer Bewertung. Hier ein Beispielverlauf: **Führungskraft:** "Ich möchte mit Ihnen über die letzten Wochen sprechen. In den Teamrunden haben Sie sich seit Anfang des Monats kaum noch geäußert, und die Angebote vom Dienstag kamen zweimal verspätet. Mir ist wichtig, zu verstehen, was dahintersteckt." **Mitarbeiter:** "Ich habe den Eindruck, dass meine Vorschläge ohnehin nichts bringen." **Führungskraft:** "Das ist eine ernste Aussage. Woran machen Sie das fest?" **Mitarbeiter:** "Die Idee mit den Vorlagen wurde im Frühjahr abgelehnt, und seitdem hat niemand mehr gefragt." **Führungskraft:** "Danke, das hilft mir. Ich nehme mit, dass Sie sich übergangen fühlten. Gleichzeitig brauche ich pünktliche Angebote und Ihre Stimme in der Runde. Was schlagen Sie vor?" Die Führungskraft hört zu, ohne sich zu verteidigen, und kehrt zur Erwartung zurück. Sie bleibt freundlich in der Haltung und klar in der Sache. ## Schritt 4: Was vereinbare ich konkret? Am Ende des Gesprächs steht eine Vereinbarung mit vier Bestandteilen: Was soll sich ändern? Woran erkennen wir es? Bis wann? Wann schauen wir gemeinsam darauf? > "Ab nächster Woche gehen alle Angebote bis 12 Uhr am Folgetag raus. Wenn etwas dazwischenkommt, sagen Sie mir bis 10 Uhr Bescheid. In drei Wochen sprechen wir über den Stand." Fassen Sie das Ergebnis schriftlich in drei bis fünf Sätzen zusammen und geben Sie es der Person. Das ist kein Misstrauen, sondern Klarheit für beide Seiten. ## Schritt 5: Wie halte ich nach, und was folgt, wenn sich nichts ändert? Der Nachtermin entscheidet. Viele Vereinbarungen verlaufen im Sand, weil niemand wieder darauf schaut. Halten Sie den Termin ein und sprechen Sie darüber, was besser lief, auch wenn es wenig ist. Lob für Fortschritte festigt die Änderung. Bleibt die Änderung aus, gehen Sie eine Stufe weiter: 1. Zweites Gespräch mit gleicher Struktur, diesmal mit klarem Hinweis auf die Folgen. 2. Einbeziehen der Personalabteilung oder der nächsthöheren Führungsebene. 3. Formale Schritte nach den Regeln Ihres Unternehmens und dem geltenden Arbeitsrecht. Was geschieht, wenn Mitarbeiter sich trotz Gesprächen nicht auf Führung einlassen, beschreibt [Wenn Mitarbeiter sich nicht führen lassen](https://www.krauss-training.com/blog/nicht-fuehrbare-mitarbeiter). ## Welche Fehler sollten Sie vermeiden? - **Warten, bis es eskaliert.** Je früher das Gespräch, desto kleiner der Anlass. - **Vor anderen kritisieren.** Das beschädigt Vertrauen und lässt die Person die Verteidigung wählen. - **Verallgemeinern.** Sätze mit "immer" und "nie" lösen Widerspruch aus. - **Das Team ausblenden.** Andere sehen, wie Sie handeln. Wer das Problem duldet, schwächt die Glaubwürdigkeit gegenüber allen. - **Allein durchhalten.** Holen Sie sich einen Sparringspartner, etwa eine Kollegin oder einen Coach. Manchmal liegt hinter dem Verhalten schlicht Frust über die Arbeit. Dann hilft ein Gespräch, das nicht das Verhalten, sondern die Ursachen sucht, wie in [Unzufriedene Mitarbeiter führen](https://www.krauss-training.com/blog/unzufriedene-mitarbeiter-fuehren) beschrieben. ## Checkliste für das Gespräch - Beobachtung aufgeschrieben, mit Datum und Beispielen - Ziel des Gesprächs klar: Was soll sich ändern? - Ort und Zeit ruhig gewählt - Erster Satz vorformuliert - Eigene Rolle geprüft: Habe ich klar gesagt, was ich erwarte? - Vereinbarung und Nachtermin vorbereitet - Notiz nach dem Gespräch geschrieben ## Wie bleibe ich im Gespräch ruhig? Schwierige Gespräche lösen Anspannung aus. Das ist normal. Mit drei Gewohnheiten behalten Sie die Ruhe: - **Vorbereiten.** Wer den ersten Satz kennt, startet sicher. Schreiben Sie ihn auf. - **Atmen und Tempo senken.** Sprechen Sie bewusst langsamer als gewohnt. Das beruhigt Sie und Ihr Gegenüber. - **Nicht auf Provokation einsteigen.** Wenn die Person laut wird oder abwertet, wiederholen Sie ruhig Ihr Anliegen: "Ich möchte bei der Sache bleiben. Wir klären, wie die Angebote pünktlich rausgehen." Wenn das Gespräch kippt, beenden Sie es freundlich und setzen einen neuen Termin: "Ich merke, dass wir gerade nicht weiterkommen. Wir sprechen morgen um zehn weiter." Eine Pause schadet selten, ein Streit schadet fast immer. ## Das können Sie diese Woche tun 1. Wählen Sie eine Person, bei der Sie ein Gespräch aufschieben, und schreiben Sie drei konkrete Beobachtungen mit Datum auf. 2. Formulieren Sie den ersten Satz des Gesprächs und üben Sie ihn laut, zum Beispiel mit einer Kollegin. 3. Legen Sie das Gespräch in den Kalender, innerhalb der nächsten sieben Tage, und legen Sie den Nachtermin gleich mit fest. Führung Ihr Team übt, was Sie hier lesen. [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) Nächster Schritt ## Lesen reicht nicht. Ihr Team muss üben. Führung lernen Sie am besten an Ihrem eigenen Team. Wie das im Training abläuft, zeigt das [Führungskräftetraining von KRAUSS Training](https://www.krauss-training.com/solutions/f%C3%BChrungskr%C3%A4fte-training). [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) [Skill-Check in 60 Sekunden](https://www.krauss-training.com/#skill-check) Beitrag teilen - [LinkedIn](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fschwierige-mitarbeiter-fuehren) - [XING](https://www.xing.com/spi/shares/new?url=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fschwierige-mitarbeiter-fuehren) - [WhatsApp](https://wa.me/?text=Schwierige%20Mitarbeiter%20f%C3%BChren%3A%20Vorgehen%20in%20f%C3%BCnf%20Schritten%20https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fschwierige-mitarbeiter-fuehren) - [E-Mail](mailto:?subject=Schwierige%20Mitarbeiter%20f%C3%BChren%3A%20Vorgehen%20in%20f%C3%BCnf%20Schritten\&body=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fschwierige-mitarbeiter-fuehren) Fragen und Antworten ## Häufige Fragen zu Führung ### 01Wie gehe ich mit schwierigen Mitarbeitern um? Beschreiben Sie das konkrete Verhalten, klären Sie die Ursache im Gespräch, treffen Sie eine klare Vereinbarung und prüfen Sie nach. Bleiben Sie sachlich und konsequent. ### 02Was ist ein schwieriger Mitarbeiter? Ein Mensch, dessen Verhalten das Team oder das Ergebnis dauerhaft belastet, etwa durch Unpünktlichkeit, Widerspruch ohne Lösung oder Rückzug. Das Verhalten ist schwierig, nicht die Person. ### 03Wann sollte ich Hilfe von der Personalabteilung holen? Wenn Gespräche nichts ändern, bei Beleidigungen, Konflikten im Team oder rechtlich heiklen Fragen. Dokumentieren Sie Gespräche und Vereinbarungen von Anfang an. ### 04Wie dokumentiere ich Gespräche mit schwierigen Mitarbeitern? Halten Sie Datum, beobachtetes Verhalten, Vereinbarung und Termin der Nachprüfung in drei bis fünf Sätzen fest. Geben Sie der Person die Notiz auch zur Kenntnis. ## Ähnliche Artikel Drei Beiträge zum selben Thema. [Alle Beiträge zu Führung](https://www.krauss-training.com/blog/thema/fuehrung). - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/umgang-mit-mitarbeitern-als-fuehrungskraft) ### [Umgang mit Mitarbeitern: Haltung, Worte, Grenzen](https://www.krauss-training.com/blog/umgang-mit-mitarbeitern-als-fuehrungskraft) - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/unzufriedene-mitarbeiter-fuehren) ### [Unzufriedene Mitarbeiter führen: Ursachen und Gespräch](https://www.krauss-training.com/blog/unzufriedene-mitarbeiter-fuehren) - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/nicht-fuehrbare-mitarbeiter) ### [Nicht führbare Mitarbeiter: Optionen für Führungskräfte](https://www.krauss-training.com/blog/nicht-fuehrbare-mitarbeiter) ## Jetzt Ihr Probetraining erstellen Starten Sie Ihr Probetraining und erleben Sie, wie Sie sich persönlich und Ihr Unternehmen zu mehr Wachstum verhelfen, mit unserem erfolgserprobten Trainingskonzept. [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) Basierend auf 10.000+ Trainingsteilnehmern Ihr nächster Schritt Startklar 1. 01 Trainingsbedarf prüfen online 2. 02 Briefing-Gespräch gemeinsam 3. 03 Probetraining erstellen für Ihr Team