--- title: "Rückruf vereinbaren: Formulierungen | KRAUSS" description: "Einen Rückruf vereinbaren Sie mit Tag, Uhrzeit und Thema, und Sie rufen selbst an. Mit Formulierungen für Zentrale, Entscheider und den Wiedereinstieg." canonical: https://www.krauss-training.com/blog/rueckruf-am-telefon-vereinbaren dateModified: 2026-11-08T00:00:00+01:00 --- [Kaltakquise](https://www.krauss-training.com/blog/thema/telefonvertrieb) · 08.11.2026 # Rückruf vereinbaren am Telefon: Formulierungen mit Termin - KRAUSS Training - Stand - 08.11.2026 - 6 Min. Lesezeit Das Wichtigste in drei Sätzen Ein Rückruf ist nur dann etwas wert, wenn er Tag, Uhrzeit und Thema hat. Behalten Sie den Anruf in der eigenen Hand, statt auf den Rückruf des Kunden zu warten. Wer pünktlich anruft und sich auf die Vereinbarung bezieht, startet das zweite Gespräch mit Vorsprung. Einen Rückruf vereinbaren Sie mit drei Angaben: Tag, Uhrzeit und Thema. Sie schlagen zwei Zeitfenster vor, sagen, dass Sie selbst anrufen, und wiederholen die Absprache am Ende. "Ich melde mich nächste Woche" ist kein Rückruf, sondern eine Hoffnung. ## Wann ist ein Rückruf die richtige Wahl? Ein Rückruf passt, wenn der Gesprächspartner grundsätzlich offen ist, aber der Moment nicht stimmt. Er sitzt im Auto, steht vor einer Besprechung oder braucht eine Zahl, die er gerade nicht hat. Dann ist ein gutes zweites Gespräch mehr wert als ein gehetztes erstes. Ein Rückruf passt nicht, wenn "Rufen Sie später an" nur ein höfliches Nein ist. Das erkennen Sie daran, dass der andere keine Zeit nennen will und schon beim Verabschieden ist. Prüfen Sie es mit einer kurzen Frage, bevor Sie den Kontakt auf Wiedervorlage legen: "Gern. Damit ich Sie nicht umsonst störe: Ist das Thema für Sie grundsätzlich von Belang, oder passt es gerade gar nicht?" Viele antworten darauf ehrlich. Ein klares "Passt nicht" spart Ihnen drei vergebliche Versuche. Ein "Doch, nur nicht heute" macht aus der Floskel eine echte Absprache. ## Warum scheitern die meisten Rückrufe? Rückrufe scheitern selten am bösen Willen. Sie scheitern an vier Fehlern in der Absprache. - **Kein Zeitpunkt.** "Ende der Woche" ist für Sie Freitag und für den Kunden nichts. - **Kein Thema.** Der Kunde weiß beim zweiten Anruf nicht mehr, worum es ging. - **Der falsche Anrufer.** Sie bitten um Rückruf und warten. Ihr Anliegen steht aber nicht auf seiner Liste. - **Keine Notiz.** Sie rufen wieder an und fangen von vorn an, weil Sie nicht mehr wissen, was besprochen war. Jeder dieser Fehler lässt sich im ersten Gespräch in zehn Sekunden vermeiden. Der Rückruf entscheidet sich also beim Vereinbaren, nicht beim Rückrufen. ## Welche Formulierungen führen zu einem festen Rückruftermin? Die Grundform hat vier Teile: Verständnis, Vorschlag mit zwei Zeiten, Thema mit Dauer, Bestätigung. **Formulierungen für häufige Lagen:** _Der Entscheider hat gerade keine Zeit._ "Verstehe, dann halte ich Sie nicht auf. Ich rufe Sie wieder an. Passt Ihnen morgen um 8 Uhr 30 oder Donnerstag gegen 16 Uhr besser?" _Er sagt: "Rufen Sie nächste Woche an."_ "Mache ich gern. Welcher Tag ist bei Ihnen ruhiger, Dienstag oder Mittwoch? Und eher vormittags oder nachmittags?" _Er braucht noch eine Information._ "Dann holen Sie in Ruhe die Zahl ein. Ich rufe Sie am Freitag um 10 Uhr an, wir brauchen dann zehn Minuten. Trage ich mir so ein, einverstanden?" _Er will selbst zurückrufen._ "Sehr gern. Falls es bei Ihnen untergeht: Ich probiere es sonst am Donnerstagvormittag noch einmal. Ist das in Ordnung?" _Zum Abschluss, immer._ "Dann halte ich fest: Donnerstag, 16 Uhr, ich rufe Sie auf dieser Nummer an, Thema ist die Wartung der neuen Anlagen. Bis Donnerstag." Die Wiederholung am Ende wirkt förmlich, aber sie tut zweierlei. Der Kunde hört die Absprache ein zweites Mal, und er sagt hörbar Ja. Ein ausgesprochenes Ja bindet stärker als ein Brummen. Wenn möglich, schicken Sie direkt danach eine kurze Termineinladung oder eine Mail mit einem Satz. Fragen Sie vorher: "Darf ich Ihnen dazu eine Kalendereinladung schicken?" Ein Rückruf im Kalender wird seltener vergessen. ## Wie vereinbare ich einen Rückruf über die Zentrale oder das Vorzimmer? Oft erreichen Sie nicht den Entscheider, sondern die Zentrale oder die Assistenz. Die Bitte "Er soll mich zurückrufen" landet auf einem Zettel und selten im Kalender. Fragen Sie stattdessen nach dem besten Zeitpunkt für Ihren eigenen Anruf. Ein Gesprächsverlauf als Beispiel: **Assistenz:** "Herr Beispiel ist heute in Terminen." **Sie:** "Danke. Sie kennen seinen Kalender am besten: Wann erreiche ich ihn in dieser Woche am ehesten für fünf Minuten?" **Assistenz:** "Am ehesten morgens vor neun." **Sie:** "Dann rufe ich morgen um 8 Uhr 30 an. Wären Sie so nett, ihm das kurz anzukündigen? Es geht um die Wartung der neuen Halle. Und darf ich Ihren Namen notieren?" Drei Dinge passieren hier. Sie behandeln die Assistenz als Kennerin, was sie ist. Sie bekommen eine Zeit, die auf echter Kenntnis beruht. Und Sie können morgen sagen: "Frau Muster meinte, jetzt sei ein guter Moment." Was solche Auskünfte über Zeitfenster wert sind, vertieft der Beitrag über die [besten Anrufzeiten im B2B](https://www.krauss-training.com/blog/beste-anrufzeiten-b2b). Erreichen Sie nur den Anrufbeantworter, kündigen Sie Ihren nächsten Versuch mit Uhrzeit an, statt um Rückruf zu bitten. Den Aufbau dafür zeigt der Beitrag zur [Mailbox-Nachricht im B2B](https://www.krauss-training.com/blog/mailbox-nachricht-b2b). ## Wie halte ich die Absprache fest, damit ich pünktlich anrufe? Ein vereinbarter Rückruf ist ein Versprechen. Wer um 16 Uhr zugesagt hat und um 16 Uhr 40 anruft, hat den Vorsprung verspielt. Wer pünktlich ist, zeigt ohne ein Wort, wie er arbeitet. Notieren Sie direkt nach dem Auflegen fünf Dinge, bevor Sie die nächste Nummer wählen: 1. Tag und Uhrzeit des Rückrufs, als Termin im Kalender, nicht nur als Aufgabe. 2. Thema in den Worten des Kunden. 3. Was er bis dahin tun wollte. 4. Was Sie bis dahin tun wollten. 5. Durchwahl oder Mobilnummer und der Name der Assistenz. Legen Sie Rückrufe als feste Zeitpunkte in Ihren Tag und bauen Sie die übrigen Anrufe darum herum. Wie Sie beides in einem Plan unterbringen, zeigt der [Tagesablauf in der Telefonakquise](https://www.krauss-training.com/blog/tagesablauf-in-der-telefonakquise). Eine Faustregel: Fünf Minuten vor jedem Rückruf beenden Sie den laufenden Block und lesen Ihre Notiz. ## Wie steige ich beim Rückruf wieder ein? Der zweite Anruf beginnt nicht bei null. Beziehen Sie sich im ersten Satz auf die Absprache und auf etwas, das der Kunde gesagt hat. "Guten Tag Herr Beispiel, Vorname Nachname von der Firma Muster. Wir hatten für heute 16 Uhr verabredet. Sie wollten bis dahin nachsehen, wie oft die Anlage im letzten Jahr stand. Sind Sie dazu gekommen?" Dieser Einstieg leistet drei Dinge: Er weist Sie als verlässlich aus, er holt das Thema zurück, und er gibt dem Kunden das Wort. Hat er die Absprache vergessen oder passt es wieder nicht, bleiben Sie ruhig. Kein Vorwurf, auch nicht im Ton. "Kein Problem, das kommt vor. Haben Sie jetzt fünf Minuten, oder nehmen wir gleich einen neuen Zeitpunkt?" Verpasst er den Termin zum zweiten Mal, sprechen Sie es offen an: "Ich merke, es ist gerade eng bei Ihnen. Soll ich mich in einem Monat wieder melden, oder ist das Thema für Sie erledigt?" Eine klare Antwort ist auch hier mehr wert als eine lange Liste offener Wiedervorlagen. Wer die Telefonebene lieber ausgelagert bekommt, findet sie bei der Schwesterfirma KRAUSS GmbH: [Terminvereinbarung-Agentur](https://krauss-gmbh.com/terminvereinbarung-agentur). ## Das können Sie diese Woche tun 1. Schreiben Sie zwei Rückruf-Formulierungen mit je zwei Zeitfenstern auf Ihren Stichwortzettel und nutzen Sie sie bei jedem "Jetzt nicht". 2. Tragen Sie jeden Rückruf als Kalendertermin mit Thema und Notiz ein, nicht als lose Aufgabe. 3. Zählen Sie am Freitag, wie viele vereinbarte Rückrufe stattgefunden haben, und prüfen Sie bei den übrigen, welche der drei Angaben fehlte. Kaltakquise Ihr Team übt, was Sie hier lesen. [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) Nächster Schritt ## Lesen reicht nicht. Ihr Team muss üben. Wie Ihr Team Kaltakquise am Telefon nicht nur versteht, sondern übt, zeigt das [Kaltakquise-Training von KRAUSS Training](https://www.krauss-training.com/solutions/kaltakquise-training). [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) [Skill-Check in 60 Sekunden](https://www.krauss-training.com/#skill-check) Beitrag teilen - [LinkedIn](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Frueckruf-am-telefon-vereinbaren) - [XING](https://www.xing.com/spi/shares/new?url=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Frueckruf-am-telefon-vereinbaren) - [WhatsApp](https://wa.me/?text=R%C3%BCckruf%20vereinbaren%20am%20Telefon%3A%20Formulierungen%20mit%20Termin%20https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Frueckruf-am-telefon-vereinbaren) - [E-Mail](mailto:?subject=R%C3%BCckruf%20vereinbaren%20am%20Telefon%3A%20Formulierungen%20mit%20Termin\&body=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Frueckruf-am-telefon-vereinbaren) Fragen und Antworten ## Häufige Fragen zu Kaltakquise ### 01Wie vereinbare ich einen Rückruf am Telefon? Schlagen Sie zwei konkrete Zeitfenster vor, nennen Sie das Thema und die Dauer und sagen Sie, dass Sie selbst anrufen. Wiederholen Sie Tag und Uhrzeit am Ende des Gesprächs. ### 02Soll ich um Rückruf bitten oder selbst wieder anrufen? Rufen Sie selbst an. Eine Bitte um Rückruf legt Ihre Planung in fremde Hände, und der Kunde hat keinen Grund, sie vorzuziehen. Ein Termin für Ihren Anruf ist verlässlicher. ### 03Was sage ich, wenn der Kunde den Rückruf vergessen hat? Bleiben Sie freundlich und kurz: Erinnern Sie an die Absprache, fragen Sie, ob es jetzt fünf Minuten passt, und bieten Sie sonst sofort einen neuen Termin an. ### 04Wie oft darf ich nach einem verpassten Rückruftermin nachfassen? Eine feste Zahl gibt es nicht. Als Arbeitsregel taugen zwei bis drei Versuche zu verschiedenen Zeiten, dann eine kurze Nachricht und eine Pause von einigen Wochen. ## Ähnliche Artikel Drei Beiträge zum selben Thema. [Alle Beiträge zu Kaltakquise](https://www.krauss-training.com/blog/thema/telefonvertrieb). - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/beste-anrufzeiten-b2b) ### [Beste Anrufzeiten im B2B: Wochentage und Uhrzeiten testen](https://www.krauss-training.com/blog/beste-anrufzeiten-b2b) - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/mailbox-nachricht-b2b) ### [Mailbox-Nachricht im B2B: Aufbau in 20 Sekunden](https://www.krauss-training.com/blog/mailbox-nachricht-b2b) - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/tagesablauf-in-der-telefonakquise) ### [Tagesablauf in der Telefonakquise: Callblöcke planen](https://www.krauss-training.com/blog/tagesablauf-in-der-telefonakquise) ## Jetzt Ihr Probetraining erstellen Starten Sie Ihr Probetraining und erleben Sie, wie Sie sich persönlich und Ihr Unternehmen zu mehr Wachstum verhelfen, mit unserem erfolgserprobten Trainingskonzept. [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) Basierend auf 10.000+ Trainingsteilnehmern Ihr nächster Schritt Startklar 1. 01 Trainingsbedarf prüfen online 2. 02 Briefing-Gespräch gemeinsam 3. 03 Probetraining erstellen für Ihr Team