--- title: "Innendienst einarbeiten: Checkliste | KRAUSS" description: "Neue Innendienstmitarbeiter einarbeiten Sie in vier Phasen: vor dem Start, erste Woche, erster Monat, bis Tag 90. Mit Checkliste und Stufen fürs Telefon." canonical: https://www.krauss-training.com/blog/onboarding-checkliste-innendienst dateModified: 2026-11-08T00:00:00+01:00 --- [Innendienst](https://www.krauss-training.com/blog/thema/innendienst) · 08.11.2026 # Innendienst einarbeiten: Onboarding-Checkliste - KRAUSS Training - Stand - 08.11.2026 - 6 Min. Lesezeit Das Wichtigste in drei Sätzen Eine gute Einarbeitung im Vertriebsinnendienst hat einen Plan für 90 Tage, eine feste Patin oder einen Paten und klare Stufen am Telefon. Neue Kolleginnen und Kollegen hören zuerst zu, telefonieren dann begleitet und erst danach allein. Kurze Rückmeldung nach jedem Schritt zählt mehr als jede Mappe. Neue Innendienstmitarbeiter arbeiten Sie in vier Phasen ein: Vorbereitung vor dem ersten Tag, erste Woche zum Ankommen, erster Monat mit begleiteten Gesprächen, bis Tag 90 der Weg in die Selbstständigkeit. Jede Phase hat eine kurze Checkliste, eine feste Bezugsperson und ein Rückmeldegespräch am Ende. ## Warum scheitern Einarbeitungen im Innendienst? Die häufigste Form der Einarbeitung heißt "Setz dich mal dazu". Die neue Person sitzt zwei Wochen neben einer Kollegin, die keine Zeit hat, und versucht, aus dem Zusehen klug zu werden. Danach bekommt sie ein Telefon und soll loslegen. Das geht aus drei Gründen schief: - **Kein Plan.** Niemand weiß, was bis wann gekonnt sein soll. Die neue Person weiß nicht, ob sie gut unterwegs ist. - **Zu viel auf einmal.** Am ersten Tag kommen Produkte, System, Abläufe und 30 Namen. Davon bleibt wenig. - **Zu spät ans Telefon.** Wer drei Wochen nur zuhört, hat vor dem ersten eigenen Anruf mehr Respekt als am ersten Tag. Eine gute Einarbeitung dreht das um: klarer Plan, kleine Portionen, früh ins Gespräch. ## Was bereite ich vor dem ersten Tag vor? Der erste Eindruck entsteht, bevor die Person das Büro betritt. Wer am ersten Morgen auf ein Passwort wartet, lernt vor allem, dass er nicht erwartet wurde. **Checkliste vor dem Start:** - Arbeitsplatz, Rechner, Telefon und Headset stehen bereit - Zugänge zu Kundensystem, E-Mail und Telefonanlage sind angelegt und getestet - Patin oder Pate ist benannt und hat in den ersten zwei Wochen Zeit dafür - Plan für die erste Woche liegt schriftlich vor - Team und Außendienst wissen, wer kommt und wann - Eine kurze Nachricht an die neue Person: Uhrzeit, Ansprechpartner, Ablauf des ersten Tages Die Patin oder der Pate ist die wichtigste Entscheidung. Wählen Sie jemanden, der gut erklärt, nicht zwingend die Person mit den besten Zahlen. Und nehmen Sie ihr in dieser Zeit andere Aufgaben ab. ## Was gehört in die erste Woche? Die erste Woche hat ein Ziel: ankommen und das Geschäft verstehen. Nicht alles wissen, aber wissen, wo es steht. **Checkliste erste Woche:** - Tag 1: Begrüßung durch die Führungskraft, Rundgang, Team kennenlernen, gemeinsames Mittagessen - Tag 1: Der Plan für 90 Tage wird erklärt, mit den Stufen am Telefon - Tag 2: Wer sind unsere Kunden, was kaufen sie, warum bei uns? Erklärt von der Führungskraft, nicht per Mappe - Tag 2 und 3: Die fünf wichtigsten Produkte oder Leistungen, am besten zum Anfassen oder in der Fertigung - Tag 3: Kundensystem, an echten Vorgängen: Kunde suchen, Historie lesen, Notiz schreiben - Tag 3 bis 5: Mithören bei Gesprächen der Patin, mit einem Beobachtungsauftrag - Tag 4 oder 5: Der erste eigene, einfache Anruf, zum Beispiel eine Terminbestätigung - Tag 5: Rückmeldegespräch, 20 Minuten: Was war klar, was fehlt, was kommt nächste Woche? Der Beobachtungsauftrag macht aus Zuhören Lernen. Zum Beispiel: "Achte heute nur darauf, wie die Kollegin das Gespräch beginnt und wie sie es beendet." Danach sprechen beide fünf Minuten darüber. ## Was lernt der neue Kollege im ersten Monat? Im ersten Monat wächst die Person vom Zuhören ins eigene Führen. Die Vorgänge werden schrittweise schwerer. **Checkliste erster Monat:** - Die häufigsten Vorgänge selbst bearbeiten: Bestellung aufnehmen, Liefertermin klären, einfache Auskunft - Begleitete Anrufe: Die Patin hört mit und gibt direkt danach Rückmeldung - Erste Beratungsgespräche mit einfachem Bedarf. Den Ablauf dafür zeigt der Beitrag [Telefonische Beratung im Innendienst](https://www.krauss-training.com/blog/telefonische-beratung-im-innendienst) - Ein Tag mit dem Außendienst beim Kunden - Ein halber Tag in Lager, Versand oder Technik - Eigene Notizen im Kundensystem, von der Patin stichprobenweise gelesen - Wöchentliches Rückmeldegespräch mit der Führungskraft, 20 Minuten - Am Ende des Monats: gemeinsamer Blick auf den Plan, Anpassung der nächsten Stufe Der Tag beim Kunden wird oft gestrichen, weil gerade viel los ist. Streichen Sie ihn nicht. Wer einmal gesehen hat, wie der Kunde arbeitet, stellt am Telefon andere Fragen. ## Wie führe ich neue Kollegen ans Telefon? Das Telefon ist die größte Hürde. Ein Stufenplan nimmt ihr die Höhe. Jede Stufe wird abgeschlossen, bevor die nächste beginnt. | Stufe | Was die neue Person tut | Woran Sie den Abschluss erkennen | | ----------------------------------- | ------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------- | | 1. Mithören | Hört Gespräche mit Beobachtungsauftrag | Kann den Ablauf eines Gesprächs in eigenen Worten beschreiben | | 2. Einfache Anrufe | Terminbestätigung, Lieferauskunft, Rückruf mit klarer Antwort | Meldet sich sicher, bleibt freundlich, notiert sauber | | 3. Eingehende Anrufe mit Begleitung | Nimmt Anrufe an, die Patin hört mit | Klärt das Anliegen, bevor sie antwortet | | 4. Eingehende Anrufe allein | Führt Standardgespräche selbst, holt bei Bedarf Hilfe | Weiß, wann sie weitergibt und an wen | | 5. Aktive Anrufe | Nachfassen, Reaktivierung, erste Zusatzvorschläge | Beendet jedes Gespräch mit einem vereinbarten Schritt | Die Dauer je Stufe ist verschieden. Manche sind nach zwei Tagen auf Stufe drei, andere brauchen zwei Wochen. Entscheidend ist das Merkmal in der rechten Spalte, nicht der Kalender. Zwischen den Stufen helfen kurze Rollenspiele. Fünf Minuten vor dem ersten echten Anruf einer neuen Art nehmen viel Aufregung. Einen vollständigen Übungsplan für die ersten vier Wochen am Hörer finden Sie in [Telefonverkauf lernen](https://www.krauss-training.com/blog/telefonverkauf-lernen). ## Wie gebe ich Rückmeldung in der Einarbeitung? Rückmeldung wirkt am stärksten direkt nach dem Gespräch. Zwei Minuten reichen. Die Reihenfolge ist immer gleich: 1. **Selbstbild zuerst:** "Wie haben Sie das Gespräch erlebt?" 2. **Eine Stärke, konkret:** "Sie haben nachgefragt, bevor Sie geantwortet haben. Das hat das Gespräch gedreht." 3. **Ein Punkt zum Üben, nur einer:** "Beim nächsten Anruf achten Sie bitte darauf, am Ende den nächsten Schritt mit Datum zu nennen." 4. **Sofort wieder ran:** Der nächste Anruf folgt gleich, mit genau diesem einen Punkt im Kopf. So kann das klingen: **Patin:** "Wie fanden Sie das Gespräch?" **Neuer Kollege:** "Am Anfang gut, am Ende wusste ich nicht, wie ich aufhören soll." **Patin:** "Das habe ich auch gehört. Der Einstieg war klar und freundlich, das hat gepasst. Fürs Ende ein Vorschlag: Fassen Sie in einem Satz zusammen, was Sie tun, und sagen Sie, bis wann. Probieren Sie das beim nächsten Anruf." Ein Punkt je Gespräch, nicht fünf. Wer fünf Dinge gleichzeitig verbessern soll, verbessert keines. ## Woran erkenne ich nach 90 Tagen, dass die Einarbeitung gelungen ist? **Checkliste bis Tag 90:** - Führt die üblichen Vorgänge ohne Rückfrage - Führt Beratungsgespräche bei Standardbedarf selbst - Telefoniert in einem festen Block aktiv, zum Beispiel Nachfassanrufe - Schreibt Notizen, mit denen eine Vertretung sofort weiterarbeiten kann - Kennt die Ansprechpartner im Außendienst und in der Technik - Weiß, bei welchen Fällen sie Hilfe holt - Hat eigene Ideen genannt, was im Ablauf besser gehen könnte Der letzte Punkt ist wichtig. Neue Kolleginnen und Kollegen sehen Dinge, die das Team längst nicht mehr bemerkt. Fragen Sie im Abschlussgespräch ausdrücklich danach: "Was hat Sie in den ersten Wochen gewundert?" Mit Tag 90 endet die Einarbeitung, nicht die Entwicklung. Besprechen Sie im selben Gespräch, was als Nächstes kommt: ein eigenes Thema, eine Kundengruppe, eine Vertiefung im Fach. Welche Wege es gibt, zeigt der Beitrag [Motivation im Innendienst](https://www.krauss-training.com/blog/motivation-im-innendienst). ## Das können Sie diese Woche tun 1. Schreiben Sie den Plan für die erste Woche Ihrer nächsten neuen Kollegin auf eine Seite, Tag für Tag. 2. Benennen Sie eine Patin oder einen Paten und klären Sie, welche Aufgaben in dieser Zeit wegfallen. 3. Legen Sie den Stufenplan fürs Telefon an und tragen Sie die Rückmeldegespräche für die ersten vier Wochen in den Kalender ein. Innendienst Ihr Team übt, was Sie hier lesen. [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) Nächster Schritt ## Lesen reicht nicht. Ihr Team muss üben. Innendienst-Teams lernen am schnellsten an ihren echten Anfragen. Wie das abläuft, zeigt das [Innendienst-Training von KRAUSS Training](https://www.krauss-training.com/solutions/innendienst-training). [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) [Skill-Check in 60 Sekunden](https://www.krauss-training.com/#skill-check) Beitrag teilen - [LinkedIn](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fonboarding-checkliste-innendienst) - [XING](https://www.xing.com/spi/shares/new?url=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fonboarding-checkliste-innendienst) - [WhatsApp](https://wa.me/?text=Innendienst%20einarbeiten%3A%20Onboarding-Checkliste%20https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fonboarding-checkliste-innendienst) - [E-Mail](mailto:?subject=Innendienst%20einarbeiten%3A%20Onboarding-Checkliste\&body=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Fonboarding-checkliste-innendienst) Fragen und Antworten ## Häufige Fragen zu Innendienst ### 01Wie lange dauert die Einarbeitung im Vertriebsinnendienst? Rechnen Sie mit etwa 90 Tagen, bis jemand die üblichen Vorgänge selbstständig führt. Bei erklärungsbedürftigen Produkten kann es länger dauern. Der Plan sollte diese Zeit abdecken. ### 02Wann sollte ein neuer Mitarbeiter das erste Mal selbst telefonieren? Früh, am besten in der ersten Woche, aber mit einfachen Anrufen und einer erfahrenen Person daneben. Wer zu lange nur zuhört, baut Scheu auf statt Sicherheit. ### 03Wer ist für die Einarbeitung zuständig? Die Führungskraft verantwortet den Plan und die Rückmeldegespräche. Eine Patin oder ein Pate aus dem Team begleitet den Alltag und ist erste Anlaufstelle für Fragen. ### 04Was gehört in die erste Woche? Arbeitsplatz und Zugänge, das Team kennenlernen, die wichtigsten Produkte, das Kundensystem, Mithören bei Gesprächen und ein erster einfacher eigener Anruf. ## Ähnliche Artikel Drei Beiträge zum selben Thema. [Alle Beiträge zu Innendienst](https://www.krauss-training.com/blog/thema/innendienst). - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/telefonverkauf-lernen) ### [Telefonverkauf lernen: Übungsplan für Einsteiger](https://www.krauss-training.com/blog/telefonverkauf-lernen) - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/motivation-im-innendienst) ### [Motivation im Innendienst: Aufgaben, Lob, Entwicklung](https://www.krauss-training.com/blog/motivation-im-innendienst) - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/telefonische-beratung-im-innendienst) ### [Telefonische Beratung im Innendienst: Der Ablauf](https://www.krauss-training.com/blog/telefonische-beratung-im-innendienst) ## Jetzt Ihr Probetraining erstellen Starten Sie Ihr Probetraining und erleben Sie, wie Sie sich persönlich und Ihr Unternehmen zu mehr Wachstum verhelfen, mit unserem erfolgserprobten Trainingskonzept. [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) Basierend auf 10.000+ Trainingsteilnehmern Ihr nächster Schritt Startklar 1. 01 Trainingsbedarf prüfen online 2. 02 Briefing-Gespräch gemeinsam 3. 03 Probetraining erstellen für Ihr Team