--- title: "Feedbackgespräch Aufbau und Ablauf | KRAUSS" description: "Feedbackgespräch Aufbau in fünf Schritten: Einstieg, Sicht des Mitarbeiters, Ihre Beobachtung, Lösung, Abschluss. Mit Zeitplan und Gesprächsbeispiel." canonical: https://www.krauss-training.com/blog/feedbackgespraech-aufbau dateModified: 2026-11-08T00:00:00+01:00 --- [Führung](https://www.krauss-training.com/blog/thema/fuehrung) · 08.11.2026 # Feedbackgespräch Aufbau: Ablauf in fünf Schritten - KRAUSS Training - Stand - 08.11.2026 - 5 Min. Lesezeit Das Wichtigste in drei Sätzen Ein Feedbackgespräch gelingt in fünf Schritten: Einstieg mit Ziel, Sicht des Mitarbeiters, Ihre Beobachtung, gemeinsame Lösung und verbindlicher Abschluss. Planen Sie 30 Minuten ein, lassen Sie den Mitarbeiter zuerst sprechen und schreiben Sie die Vereinbarung auf. ## Wie ist ein Feedbackgespräch aufgebaut? Ein Feedbackgespräch folgt fünf Schritten: Einstieg, Sicht des Mitarbeiters, Ihre Beobachtung, gemeinsame Lösung, Abschluss. Dieser Rahmen gibt beiden Seiten Sicherheit und verhindert, dass das Gespräch in Vorwürfe kippt. Der Beitrag baut auf den Grundlagen von [Feedback geben als Führungskraft](https://www.krauss-training.com/blog/feedback-geben-als-fuehrungskraft) auf. Wenn Sie ein umfassendes Jahresgespräch planen, lesen Sie zusätzlich den [Leitfaden zum Mitarbeitergespräch](https://www.krauss-training.com/blog/mitarbeitergespraech-leitfaden). ## Wie bereiten Sie das Gespräch vor? Klären Sie vor dem Termin drei Fragen: - Welches eine Thema ist am wichtigsten? - Welche zwei konkreten Situationen belegen es? - Welches Ergebnis wünsche ich mir, und wie flexibel bin ich? Laden Sie mit Thema und Dauer ein: "Ich möchte mit Ihnen 30 Minuten über Ihre Angebotsnachverfolgung sprechen." Das nimmt die Spannung, weil der Mitarbeiter weiß, worum es geht. Wählen Sie einen ruhigen Raum ohne Zuhörer. ## Schritt 1: Wie steigen Sie ein? Nennen Sie in zwei Sätzen Ziel und Ablauf. Danach schaffen Sie Sicherheit: "Es geht mir darum, dass wir gemeinsam eine Lösung finden." > "Danke, dass Sie sich Zeit nehmen. Ich möchte mit Ihnen über die Nachverfolgung der Angebote sprechen. Zuerst höre ich Ihre Sicht, dann sage ich, was mir aufgefallen ist, und danach überlegen wir gemeinsam, was sich ändern kann." Dauer: etwa drei Minuten. Verzichten Sie auf lange Einleitungen und Lob-Sandwiches. Sie wirken konstruiert und der Mitarbeiter wartet nur auf das "Aber". ## Schritt 2: Wie holen Sie die Sicht des Mitarbeiters? Stellen Sie eine offene Frage und hören Sie zu. Unterbrechen Sie nicht. - "Wie läuft die Nachverfolgung aus Ihrer Sicht?" - "Was erschwert es Ihnen?" - "Was würden Sie selbst ändern?" Fassen Sie das Gehörte kurz zusammen: "Sie sagen, dass Ihnen die Zeit fehlt, weil die Termine direkt aufeinander folgen. Stimmt das?" Dieser Schritt dauert etwa zehn Minuten und liefert oft schon die halbe Lösung. Häufig nennt der Mitarbeiter das Problem selbst. ## Schritt 3: Wie sagen Sie Ihre Beobachtung? Jetzt sind Sie dran. Nutzen Sie das Muster Beobachtung, Wirkung, Wunsch: > "Ich habe gesehen, dass bei fünf der letzten acht Angebote keine Nachfrage dokumentiert ist. Dadurch wissen wir nicht, ob die Kunden noch interessiert sind. Ich wünsche mir, dass jedes Angebot spätestens nach drei Tagen einen Anruf bekommt." Zeigen Sie die Belege, wenn Sie welche haben, zum Beispiel einen Auszug aus dem CRM. Vermeiden Sie Wörter wie "immer", "nie" und "typisch". Sie machen aus einer Situation ein Charakterurteil. Geht es um echte Mängel, hilft der Ablauf im Beitrag [Kritikgespräch](https://www.krauss-training.com/blog/kritikgespraech). ## Schritt 4: Wie finden Sie gemeinsam eine Lösung? Fragen Sie, bevor Sie Vorschläge machen: "Was würde Ihnen helfen, das zu schaffen?" Menschen setzen Lösungen eher um, die sie selbst mitentwickelt haben. Sammeln Sie zwei bis drei Optionen, zum Beispiel: 1. Ein festes Zeitfenster jeden Morgen für Nachfassanrufe 2. Ein Erinnerungs-Tag im CRM nach drei Tagen 3. Ein Gesprächsleitfaden für den Nachfassanruf Wählen Sie gemeinsam eine aus und legen Sie fest, wie Sie Erfolg erkennen. Ein Beispiel: "Bis Ende des Monats hat jedes Angebot einen dokumentierten Nachfassanruf." So wird aus Feedback eine Vereinbarung wie in der [Zielvereinbarung im Vertrieb](https://www.krauss-training.com/blog/zielvereinbarung-im-vertrieb). ## Schritt 5: Wie schließen Sie ab? Fassen Sie zusammen, nennen Sie Frist und Unterstützung und legen Sie den nächsten Termin fest. > "Wir haben vereinbart: Sie reservieren morgens von 9 bis 10 Uhr für Nachfassanrufe. Ich gebe Ihnen den Gesprächsleitfaden bis Mittwoch. In zwei Wochen schauen wir gemeinsam in das CRM. Habe ich alles richtig zusammengefasst?" Zum Schluss fragen Sie: "Was brauchen Sie noch von mir?" Danach bedanken Sie sich für das offene Gespräch. Schicken Sie die Notiz noch am selben Tag. ## Zeitplan im Überblick | Schritt | Dauer (Richtwert) | | ---------------------- | ----------------- | | Einstieg | 3 Minuten | | Sicht des Mitarbeiters | 10 Minuten | | Ihre Beobachtung | 5 Minuten | | Lösung finden | 8 Minuten | | Abschluss | 4 Minuten | Weitere Beispielsätze für jede Phase finden Sie im Beitrag [Mitarbeitergespräch Beispiele](https://www.krauss-training.com/blog/mitarbeitergespraech-beispiele). ## Wie gehen Sie mit schwierigen Themen im Feedbackgespräch um? Manche Themen sind heikel: Pünktlichkeit, Umgangston, fehlende Zuverlässigkeit. Hier gilt, dass Sie umso konkreter werden müssen, je unangenehmer das Thema ist. Ohne konkrete Beispiele klingt jede Rückmeldung wie ein Vorwurf. Sammeln Sie zwei bis drei Situationen mit Datum und beschreiben Sie nur, was Sie gesehen oder gehört haben. Sprechen Sie auch die Wirkung auf das Team oder die Kunden an, nicht Ihr Gefühl allein. "Ich bin enttäuscht" gibt dem Mitarbeiter Schuldgefühle, "Das Team musste dreimal einspringen" gibt ihm Information. Bleiben Sie höflich, aber deutlich. Wer um das Thema herumredet, erreicht keine Veränderung. Wenn der Mitarbeiter schweigt oder blockt, geben Sie ihm Zeit. Sagen Sie: "Sie müssen nicht sofort antworten. Ich möchte nur, dass wir das Thema gemeinsam anschauen." Bieten Sie bei Bedarf einen Zweittermin zwei Tage später an. ## Wie dokumentieren Sie das Gespräch? Eine kurze Notiz genügt. Sie enthält vier Punkte: Datum und Thema, die zentralen Beobachtungen, die vereinbarten Schritte mit Frist und den Nachfasstermin. Schreiben Sie sachlich und ohne Wertung. Schicken Sie die Notiz dem Mitarbeiter und bitten Sie um Korrektur, falls etwas falsch festgehalten wurde. Die Notiz hat zwei Aufgaben. Sie sichert, dass beide dasselbe meinen. Und sie dient beim nächsten Gespräch als Ausgangspunkt, sodass Sie Fortschritte benennen können. Bei arbeitsrechtlich relevanten Themen sprechen Sie bitte mit der Personalabteilung, bevor Sie etwas schriftlich festhalten. ## Woran erkennen Sie, dass das Gespräch gelungen ist? Drei Anzeichen: Der Mitarbeiter hat zugehört und eigene Ideen eingebracht. Die Vereinbarung ist konkret und er kann sie in eigenen Worten wiederholen. Und im Nachfassgespräch gibt es sichtbare Schritte, auch kleine. Fehlen diese Anzeichen, lag es oft nicht am Mitarbeiter, sondern am Auftrag: zu viele Themen, unklare Erwartung, fehlende Unterstützung. Passen Sie dann Ihr Vorgehen an. ## Das können Sie diese Woche tun 1. Wählen Sie ein Thema, das Sie schon länger vor sich herschieben, und schreiben Sie zwei konkrete Situationen dazu auf. 2. Laden Sie den Mitarbeiter mit Thema und Dauer zu einem Gespräch ein. 3. Führen Sie das Gespräch nach den fünf Schritten und senden Sie am selben Tag die Notiz mit Frist. Führung Ihr Team übt, was Sie hier lesen. [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) Nächster Schritt ## Lesen reicht nicht. Ihr Team muss üben. Führung lernen Sie am besten an Ihrem eigenen Team. Wie das im Training abläuft, zeigt das [Führungskräftetraining von KRAUSS Training](https://www.krauss-training.com/solutions/f%C3%BChrungskr%C3%A4fte-training). [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) [Skill-Check in 60 Sekunden](https://www.krauss-training.com/#skill-check) Beitrag teilen - [LinkedIn](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Ffeedbackgespraech-aufbau) - [XING](https://www.xing.com/spi/shares/new?url=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Ffeedbackgespraech-aufbau) - [WhatsApp](https://wa.me/?text=Feedbackgespr%C3%A4ch%20Aufbau%3A%20Ablauf%20in%20f%C3%BCnf%20Schritten%20https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Ffeedbackgespraech-aufbau) - [E-Mail](mailto:?subject=Feedbackgespr%C3%A4ch%20Aufbau%3A%20Ablauf%20in%20f%C3%BCnf%20Schritten\&body=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Ffeedbackgespraech-aufbau) Fragen und Antworten ## Häufige Fragen zu Führung ### 01Wie lange dauert ein Feedbackgespräch? Rechnen Sie mit 20 bis 40 Minuten. Kürzer wird es oberflächlich, länger ermüdet. Planen Sie fünf Minuten Puffer ein, damit das Ende nicht gehetzt wirkt. ### 02Wer spricht zuerst im Feedbackgespräch? Der Mitarbeiter. Seine Einschätzung zeigt, wo er steht, und senkt Abwehr. Danach nennen Sie Ihre Beobachtungen, sodass beide Sichten auf dem Tisch liegen. ### 03Wie viele Themen passen in ein Feedbackgespräch? Höchstens zwei bis drei. Wer zehn Punkte bespricht, erreicht bei keinem eine Veränderung. Wählen Sie vorab das Thema mit der größten Wirkung. ### 04Was ist, wenn wir uns nicht einigen? Halten Sie die unterschiedlichen Sichten fest und vereinbaren Sie einen Testzeitraum mit klarer Messung. Nach zwei bis vier Wochen schauen Sie gemeinsam auf die Ergebnisse. ## Ähnliche Artikel Drei Beiträge zum selben Thema. [Alle Beiträge zu Führung](https://www.krauss-training.com/blog/thema/fuehrung). - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/feedback-geben-als-fuehrungskraft) ### [Feedback geben als Führungskraft: So kommt es an](https://www.krauss-training.com/blog/feedback-geben-als-fuehrungskraft) - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/mitarbeitergespraech-leitfaden) ### [Mitarbeitergespräch Leitfaden: Vorbereitung bis Ergebnis](https://www.krauss-training.com/blog/mitarbeitergespraech-leitfaden) - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/kritikgespraech) ### [Kritikgespräch führen: Ablauf, Sätze, Beispiel](https://www.krauss-training.com/blog/kritikgespraech) ## Jetzt Ihr Probetraining erstellen Starten Sie Ihr Probetraining und erleben Sie, wie Sie sich persönlich und Ihr Unternehmen zu mehr Wachstum verhelfen, mit unserem erfolgserprobten Trainingskonzept. [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) Basierend auf 10.000+ Trainingsteilnehmern Ihr nächster Schritt Startklar 1. 01 Trainingsbedarf prüfen online 2. 02 Briefing-Gespräch gemeinsam 3. 03 Probetraining erstellen für Ihr Team