--- title: "Entscheider am Telefon erreichen | KRAUSS" description: "Entscheider am Telefon erreichen: So kommen Verkäufer über Zentrale und Vorzimmer zum richtigen Ansprechpartner. Mit Gesprächsverlauf und Übung." canonical: https://www.krauss-training.com/blog/einkaeufer-am-telefon-erreichen dateModified: 2026-11-08T00:00:00+01:00 --- [Kaltakquise](https://www.krauss-training.com/blog/thema/telefonvertrieb) · 08.11.2026 # Entscheider am Telefon erreichen: Vorgehen für Verkäufer - KRAUSS Training - Stand - 08.11.2026 - 5 Min. Lesezeit Das Wichtigste in drei Sätzen Entscheider erreichen Sie am Telefon mit Respekt vor der Zentrale, einem klaren Anliegen und der Frage nach der richtigen Person statt der Bitte um Durchstellung. Wer Name, Funktion und Zeitfenster erfragt, kommt mit dem zweiten Anruf oft weiter als mit dem ersten. Entscheider erreichen Sie, wenn Sie die Zentrale als Partner behandeln, ein klares Anliegen nennen und nach der richtigen Person fragen, nicht nach "dem Chef". Notieren Sie Name, Funktion und günstige Zeit und rufen Sie zum vereinbarten Zeitpunkt zurück. ## Wer ist der Entscheider? In vielen Unternehmen entscheidet nicht eine Person allein. Es gibt den, der das Problem hat, den, der das Budget verantwortet, und den, der unterschreibt. Für den ersten Anruf zählt, wer das Thema fachlich führt. Dort stoßen Sie auf Interesse und erhalten Auskunft, wer sonst beteiligt ist. Die Frage nach der Entscheidungsstruktur gehört deshalb zum Gespräch. ## Der Weg über die Zentrale Die Zentrale ist kein Hindernis, sondern die Person, die weiß, wer zuständig ist. Drei Regeln helfen: 1. Freundlich grüßen und Namen nennen, auch den der Zentrale, wenn Sie ihn kennen. 2. Das Anliegen in einem Satz nennen, aus Sicht des Unternehmens. 3. Fragen statt bitten: "Wer bei Ihnen kümmert sich um die Lieferantenabstimmung?" statt "Verbinden Sie mich bitte mit der Geschäftsführung." Wer so spricht, wird eher durchgestellt oder bekommt einen Namen, mit dem der nächste Anruf anders beginnt. ## Der Anruf beim Ansprechpartner Erreichen Sie die Person, entscheiden die ersten Sekunden. Nennen Sie Name und Firma, danach den Anlass mit Bezug auf die Funktion. Fragen Sie, ob der Zeitpunkt passt. Wer ehrlich nach Zeit fragt und sie kurz hält, bekommt häufiger ein Ja. Wie ein Einstieg aufgebaut ist, zeigt [Telefonakquise Training: Ablauf und Inhalte](https://www.krauss-training.com/blog/telefonakquise-training-ablauf). ## Wenn die Person nicht erreichbar ist Ein Nein der Zentrale oder eine Mailbox ist ein Zwischenstand. Fragen Sie nach: - dem Namen der zuständigen Person - günstigen Zeiten für einen Rückruf - dem Weg, wie Sie Informationen hinterlassen können Hinterlassen Sie eine kurze Nachricht mit Anlass und Rückrufzeit. Beim nächsten Versuch beziehen Sie sich darauf: "Ich hatte Ihnen am Dienstag eine Nachricht hinterlassen." ## Praxisblock: Gespräch mit der Zentrale Ein erfundenes Beispiel zur Übung. **Verkäuferin:** "Guten Morgen, hier ist Mara Beispiel. Ich rufe an, weil ich wissen möchte, wer bei Ihnen für die Planung der Schulungen im Außendienst zuständig ist." **Zentrale:** "Worum geht es genau?" **Verkäuferin:** "Um die Frage, wie Ihr Team Kundengespräche übt. Ich würde gern mit der Person sprechen, die das verantwortet." **Zentrale:** "Das wäre Herr Test aus der Vertriebsleitung." **Verkäuferin:** "Vielen Dank. Wann erreiche ich ihn am besten?" **Zentrale:** "Meist vormittags." **Verkäuferin:** "Dann versuche ich es morgen um halb zehn. Danke für Ihre Hilfe." Die Namen sind frei erfunden. Beachten Sie: Die Verkäuferin fragt nach der Person, nennt den Anlass und bedankt sich. Mehr braucht es nicht. ## Übung für das Team Spielen Sie das Gespräch mit der Zentrale in Dreiergruppen. Eine Person spielt die Zentrale und stellt Rückfragen, eine den Verkäufer, eine beobachtet. Wiederholen Sie das Spiel mit einer ablehnenden Zentrale. Mehr Szenen dieser Art finden Sie in [Telefontraining Übungen](https://www.krauss-training.com/blog/telefontraining-uebungen). ## Weitere Wege zum Ansprechpartner Ein Anruf ist nicht der einzige Weg. Eine kurze Vorinformation, eine Empfehlung aus dem eigenen Netzwerk oder eine Kontaktaufnahme über berufliche Netzwerke kann den Anruf vorbereiten. Entscheidend ist, dass das Telefon den Kontakt abschließt: Ein Gespräch klärt schneller, ob ein Termin sinnvoll ist. Wer die Telefonebene nicht selbst führen möchte, findet Hilfe bei der Schwesterfirma KRAUSS GmbH: [Telefonakquise bei KRAUSS](https://krauss-gmbh.com/solutions/telefonakquise) Der Einstieg in die Kundengewinnung insgesamt steht in [Kaltakquise Schulung: für wen und was sie bringt](https://www.krauss-training.com/blog/kaltakquise-schulung). ## Typische Fehler - Bitten statt fragen: "Können Sie mich durchstellen?" lädt zur Ablehnung ein. - Kein klares Anliegen: Wer vage bleibt, wirkt wie Werbung. - Verstecken des Anlasses: Täuschung zerstört Vertrauen sofort. - Kein Protokoll: Ohne Notizen beginnt jeder Versuch bei null. ### Vorbereitung vor dem ersten Anruf Je besser Sie vorbereitet sind, desto kürzer wird der Weg zum Ansprechpartner. Prüfen Sie vor dem Anruf die Webseite des Unternehmens, den Aufbau der Abteilungen und mögliche Funktionsbezeichnungen. Notieren Sie zwei Varianten, wie die zuständige Stelle heißen könnte. Wenn die Zentrale eine Bezeichnung nicht kennt, nennen Sie die zweite. Bereiten Sie außerdem einen Satz vor, der erklärt, warum Sie genau mit dieser Funktion sprechen wollen. Das wirkt gezielt und unterscheidet Sie von Massenanrufen. ### Mit Absagen am Empfang umgehen Manche Zentralen sind angewiesen, Vertriebsanrufe nicht durchzustellen. Bleiben Sie freundlich und fragen Sie, wie das Unternehmen Anfragen von Anbietern bearbeitet. Oft gibt es einen Weg, etwa eine zuständige Stelle oder eine Zeit, zu der Rücksprachen möglich sind. Wer respektvoll bleibt, erhält häufiger Hinweise als jemand, der Druck aufbaut. Und selbst wenn nichts weiterführt, bleibt der Kontakt in guter Erinnerung. ### Der erste Satz beim Entscheider Erreichen Sie die Person, vermeiden Sie eine lange Vorstellung. Nennen Sie Ihren Namen, den Anlass in einem Satz und fragen Sie nach dem Zeitfenster. Ein Beispiel: "Ich rufe an, weil sich viele Vertriebsleiter fragen, wie ihr Team Gespräche übt. Haben Sie zwei Minuten?" Die Frage nach der Zeit zeigt Respekt und senkt die Hemmung, weiterzusprechen. Bietet der Angerufene einen späteren Zeitpunkt an, nehmen Sie ihn an und halten ihn ein. ### Mehrere Ansprechpartner im Blick behalten In größeren Unternehmen entscheiden mehrere Personen mit. Fragen Sie im Gespräch, wer noch beteiligt ist, und bitten Sie darum, diese Person einzubeziehen. So entsteht ein Bild der Entscheidungsstruktur, und der Termin wird mit allen Beteiligten besser vorbereitet. Dokumentieren Sie jede genannte Person mit Funktion in Ihrem Protokoll. ## Das können Sie diese Woche tun 1. Üben Sie im Team den Satz "Wer bei Ihnen kümmert sich um ..." und variieren Sie ihn für Ihre Zielgruppe. 2. Führen Sie ein einfaches Protokoll mit Datum, Name der Zentrale, Ansprechpartner und vereinbarter Rückrufzeit. 3. Rufen Sie bei allen offenen Kontakten zum vereinbarten Zeitpunkt zurück und notieren Sie das Ergebnis. Kaltakquise Ihr Team übt, was Sie hier lesen. [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) Nächster Schritt ## Lesen reicht nicht. Ihr Team muss üben. Wie Ihr Team Kaltakquise am Telefon nicht nur versteht, sondern übt, zeigt das [Kaltakquise-Training von KRAUSS Training](https://www.krauss-training.com/solutions/kaltakquise-training). [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) [Skill-Check in 60 Sekunden](https://www.krauss-training.com/#skill-check) Beitrag teilen - [LinkedIn](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Feinkaeufer-am-telefon-erreichen) - [XING](https://www.xing.com/spi/shares/new?url=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Feinkaeufer-am-telefon-erreichen) - [WhatsApp](https://wa.me/?text=Entscheider%20am%20Telefon%20erreichen%3A%20Vorgehen%20f%C3%BCr%20Verk%C3%A4ufer%20https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Feinkaeufer-am-telefon-erreichen) - [E-Mail](mailto:?subject=Entscheider%20am%20Telefon%20erreichen%3A%20Vorgehen%20f%C3%BCr%20Verk%C3%A4ufer\&body=https%3A%2F%2Fwww.krauss-training.com%2Fblog%2Feinkaeufer-am-telefon-erreichen) Fragen und Antworten ## Häufige Fragen zu Kaltakquise ### 01Wie komme ich am Sekretariat vorbei? Gar nicht vorbei, sondern gemeinsam durch. Nennen Sie ein klares Anliegen, behandeln Sie das Sekretariat als Partner und fragen Sie nach der zuständigen Person. ### 02Wann ist die beste Zeit, um Entscheider zu erreichen? Das hängt von der Branche ab. Fragen Sie im Sekretariat nach günstigen Zeiten und testen Sie früh am Morgen und am späten Nachmittag. ### 03Wie oft sollte ich es versuchen? Mehrere Versuche zu unterschiedlichen Zeiten sind üblich. Halten Sie jeden Versuch mit Datum fest und nennen Sie beim Rückruf, was zuvor vereinbart war. ## Ähnliche Artikel Drei Beiträge zum selben Thema. [Alle Beiträge zu Kaltakquise](https://www.krauss-training.com/blog/thema/telefonvertrieb). - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/telefonakquise-training-ablauf) ### [Telefonakquise Training: Ablauf und Inhalte](https://www.krauss-training.com/blog/telefonakquise-training-ablauf) - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/kaltakquise-schulung) ### [Kaltakquise Schulung: für wen und was sie bringt](https://www.krauss-training.com/blog/kaltakquise-schulung) - [08.11.2026](https://www.krauss-training.com/blog/telefontraining-uebungen) ### [Telefontraining Übungen: Rollenspiele für Verkäufer](https://www.krauss-training.com/blog/telefontraining-uebungen) ## Jetzt Ihr Probetraining erstellen Starten Sie Ihr Probetraining und erleben Sie, wie Sie sich persönlich und Ihr Unternehmen zu mehr Wachstum verhelfen, mit unserem erfolgserprobten Trainingskonzept. [Probetraining erstellen](https://www.krauss-training.com/book-call) Basierend auf 10.000+ Trainingsteilnehmern Ihr nächster Schritt Startklar 1. 01 Trainingsbedarf prüfen online 2. 02 Briefing-Gespräch gemeinsam 3. 03 Probetraining erstellen für Ihr Team